Odpowiednio zachowana harmonia jest bardzo ważna dla sprawnego przebiegu pracy. Organizując miejsce pracy dla naszych pracowników musimy mieć na uwadze, że źle zorganizowane biuro będzie obniżało efektywność pracowników, bałagan będzie obciążał ich umysły i prowadził do spadku produktywności pracowników.

Wynika to z wielu względów i nie chodzi tylko o to, że bałagan źle wygląda i to, że sporo osób po prostu czuje się źle w takim środowisku. Kluczowe znaczenie ma to, że w bałaganie dużo trudniej jest cokolwiek znaleźć, trzeba na to poświęcać nieporównywalnie więcej czasu i energii niż w dobrze urządzonym, zharmonizowanym miejscu pracy.

To nie wszystko – dobrze zorganizowane miejsce pracy wpływa pozytywnie na kreatywność pracowników, ponieważ istnieje w nim mniej bodźców, które mogą rozpraszać. Jednocześnie pozwala to też na większe skupienie.

Oprócz tego lepsza harmonia w miejscu pracy, to większe zadowolenie wśród pracowników. W końcu dużo przynajmniej pracuje się przy biurku, na którym jest miejsce położyć kawę, czy odłożyć notes z notatkami.

Jednak harmonia w miejscu pracy to nie tylko porządek, ale również dobra atmosfera wynikająca z podejścia do podwładnych. Na dzisiaj, przygotowaliśmy dla was listę 9 porad, które pomogą wprowadzić harmonię do miejsca pracy, sprawią, że osoby, które dla Ciebie pracują będą czuły się komfortowo, a ich wyniki będą możliwie jak najlepsze.

  1. Pozwól na aklimatyzację nowych pracowników

Bycie nowym członkiem grupy to bardzo stresujące i męczące doświadczenie. Niestety, większość firm nie ma czasu i środków na to, aby pozwolić nowym pracownikom na powolne zaadaptowanie się, które sprawi, że nowo zatrudniona osoba po kolei nauczy się wszystkiego. W większości przypadków musi się raczej pogodzić z tym, że rozpoczęcie nowej pracy będzie wyglądało bardziej jak „rozpoznanie bojem”, czyli szybkie wrzucenie w wir nowych obowiązków.

W jaki sposób warto się przygotować, żeby ułatwić aklimatyzację nowo przyjętych osób do pracy?

Dobrym pomysłem jest przygotowanie broszury, która będzie tłumaczyła nowym pracownikom wszystko na temat biznesu, jego sposobu organizacji, wyjaśnienia kto jest kim w firmie i tak dalej. Dzięki temu nowi pracownicy zawsze będą wiedzieli do kogo zwrócić się o pomoc w razie potrzeby i będą posiadali podstawowe informacje dotyczące sposobu działania firmy – a na początek to już całkiem sporo i pozwoli uniknąć niepotrzebnych problemów.

Poza tym, przypisz doświadczonych pracowników do pracy z nowymi, niech pomogą się wdrożyć nowo przyjętym do pracy. Taki system mentorski działa w dwie strony – z jednej pomaga szybciej zaadaptować się nowym pracownikom, a z drugiej pozwala doświadczonym pracownikom na rozwinięcie swoich kompetencji z zakresu zarządzania.

Ważne jest również to, aby w jasny sposób wytłumaczyć czego oczekuje się od swoich pracowników. Każdy lubi wiedzieć na czym stoi. Dużo łatwiej jest się wszystkiego nauczyć, jeżeli wie się – czego należy się nauczyć.

  1. Opracuj dobrą strategię komunikacji wspierającej dobre relacje

Komunikacja w firmie to nie tylko przekazywanie sobie informacji. Oczywiście, ten zakres komunikacji jest bardzo ważny, pozwala na równomierny i sprawny przepływ wiedzy pomiędzy pracownikami. Z całą pewnością trzeba o niego zadbać. Dzięki wielu narzędziom, które są dostępne na rynku nie powinno wiązać się to z żadnymi problemami. Ten aspekt jest w pewnym sensie oczywisty.

Warto jednak skupić się również na czymś innym, warto dopracować sposób komunikacji, który będzie wspierał dobre relacje i pozytywne emocje. Niezbędne jest podejście, które będzie się opierało o cywilizowany, otwarty i zachęcający stosunek do pracowników lub podwładnych.

W zdecydowanej większości przypadków ocenianie i krytykowanie będzie budowało negatywne emocje. Jednocześnie, mechanizm, który będzie pozwalał na wymianę informacji na temat jakości pracy pracowników również jest niezbędny.

Należy jednak dążyć do tego, aby nawet w przypadku niezbędnej potrzeby wygłoszenia krytyki, opierała się ona raczej chęć wsparcia pracy pracownika niż zaatakowania go i podważenia jego kompetencji.

  1. Zadbaj o porządek

Nie ma możliwości osiągnięcia harmonii w miejscu pracy, bez zadbania o porządek. Jest to zwyczajnie niemożliwe. Biurko zawalone stosami papierów i innych, niezidentyfikowanych przedmiotów sprawi, że praca przy nim będzie dużo mniej wydajna. Znalezienie czegokolwiek stanie się koszmarem pochłaniającym duże ilości czasu.

Tak jak wspomnieliśmy wcześniej, bałagan obniża koncentrację, osłabia kreatywność i wydłuża znalezienie czegokolwiek w dużym stopniu. Dlatego chcąc wprowadzić harmonię do przestrzeni pracy musisz zadbać o to, aby biuro zostało urządzone w optymalny do pracy sposób z jednej strony oraz o to, aby w miarę możliwości zawsze panował w nim porządek.

Możliwości są tutaj dwie – biuro możecie sprzątać regularnie, razem z pracownikami lub (szczególnie w przypadku większych firm) należy zlecić to zewnętrznej firmie sprzątającej.

  1. Zorganizuj rozrywki integrujące zespół

Wiele firm w tym punkcie popełnia błąd organizując różne wydarzenia integracyjne, które kompletnie nie współgrają z tym co chcieliby robić pracownicy lub organizuje tego rodzaju imprezy w sposób, który jest zbyt czasochłonny i daje wrażenie (często słuszne) integrowania zespołu na siłę. W praktyce oznacza to, że zespół zamiast się zintegrować i mocniej utożsamiać z firmą tylko się zniechęci, ponieważ będzie czuł się zmuszany do robienia czegoś czego nie chce.

Nie zmienia to jednak faktu, że dobrze zorganizowane spotkanie integracyjne są skuteczne. Powinny się jednak opierać przede wszystkim o dobrą komunikację z pracownikami. Musisz wiedzieć w jaki sposób chcieliby się zintegrować, a to będzie wymagało tego, abyś z nimi rozmawiał i ich słuchał.

Dla niektórych pracowników świetnym pomysłem będzie raz na miesiąc przebrać się za komandosa, chwycić za karabin ASG i do siebie wzajemnie postrzelać. Dla innych będzie to torturą i woleli by odegrać sesję RPG, a jeszcze inni są zwolennikami grilla z rodzinami. Musisz w taki sposób zaplanować imprezy organizacyjne, aby być w stanie pogodzić tego rodzaju sprzeczne oczekiwania.

  1. Nie mnóż niepotrzebnych problemów

Istnieje taki rodzaj przełożonego, który mnoży problemy, który z punktu widzenia pracownika jest koszmarem, ponieważ uniemożliwia I torpeduje jego pracę, jednocześnie mając do niej cały czas dużo zastrzeżeń. Takie podejście jest powodem drastycznego obniżenia wydajności pracy.

Z drugiej strony – istnieją również tacy przełożeni, którzy sprawiają taką atmosferę, że pracownicy sami z siebie pracują sprawnie, a zastrzeżenia dotyczące ich pracy są dużo rzadsze. Z czego to wynika?

Oczywiście z detali, wyobraź sobie sytuację, w której jakiś pracownik regularnie przychodzi do pracy zamiast na umówioną godzinę 8:00 o 8:06. Czy z punktu widzenia wydajności pracy całej firmy będzie stanowiło to jakąś różnicę? W zdecydowanej większości firm nie.

W tym momencie może powstać konflikt lub nie. Możesz zacząć odbywać z takim pracownikiem regularne rozmowy dyscyplinujące, krytykować go za luźne podejście do czasu, grozić zwolnieniem, a nawet po prostu zwolnić z pracy.

Tylko, że w ten sposób sprawisz, że atmosfera w pracy zarówno dla tego pracownika jak i dla całego zespołu będzie nieprzyjemna, a wydajność znacząco spadnie. Zamiast tego, dużo zdrowiej dla atmosfery w pracy jest zdecydować się na nienormowany czas pracy.

Nie będziesz miał problemów ze spóźniającymi się pracownikami, a poza tym będą się oni czuli przez Ciebie szanowani, a więc będą szanowali również Ciebie w większym stopniu. Oczywiście, istnieją sytuacje, w których nie można sobie pozwolić na nienormowany czas pracy, jednak nadal – nie powinno się robić problemów z takich detali.

  1. Nie bój się outsourcingu

Wraz z rozwojem firmy, zawsze będzie tak, że będzie dochodziło coraz więcej zadań, które niekoniecznie wynikają z rdzenia działalności firmy. We wcześniejszej części artykułu mówiliśmy o tym w tak prozaicznej kwestii jak sprzątanie.

Jednak z czasem tych kwestii będzie coraz więcej. Masz dużo komputerów w firmie? Z czasem zacznie przydawać się ktoś kto zajmowałby się komputerami i ich serwisowaniem. Najczęstszym rozwiązaniem takiej sytuacji jest powierzenie tego zadania któremuś z pracowników.

Sprawia to jednak, że zaczyna on mieć coraz mniej czasu na swoje standardowe zadania, które miałby wykonywać w firmie. W ten sposób obniża się efektywność oraz rośnie poziom stresu danego pracownika.

Jednocześnie – zatrudnienie pracownika na pełen etat, który miałby się zajmować tą czynnością nadal jest nieopłacalne. W takim przypadku, idealnym rozwiązaniem będzie wybranie firmy zewnętrznej, która będzie serwisowała komputery w ramach takiej potrzeby.

  1. Nie nakładaj na zespół zbyt wiele obowiązków

Wystartowanie ze zbyt dużą ilością projektów naraz może doprowadzić do tego, że dobrze zorganizowany zespół, w którym panuje idealna atmosfera, a który wyróżnia się wysoką wydajnością nagle zacznie działać źle.

Dlatego bardzo ważną umiejętnością managerską jest to, aby wiedzieć w którym momencie powiedzieć stop i nie rozpoczynać kolejnych projektów, a dokończyć te, które są obecnie realizowane. Trzeba również umieć rozpoznać, w którym momencie jest czas na to, aby zatrudnić nową osobę.

  1. Dbaj o równość pracowników

Polska jest krajem homogenicznym, co oznacza, że teoretycznie nie powinno być w nim wielu sytuacji dyskryminacji. Niestety w praktyce bywa różnie. Niektóre osoby dyskryminowane są ze względu na wiek, inne ze względu na płeć, zdarza się również dyskryminacja ze względu na orientację seksualną. Nie możesz na to pozwolić, ponieważ obniża to efektywność pracowników.

Warto zwrócić uwagę, że często dyskryminacja przybiera formę podobną do żartów, a więc na pierwszy rzut oka może być niezauważalna – często dzieje się tak pod adresem kobiet.

Być może jeden czy dwa żarty na temat płci raz na jakiś czas nikomu nie zaszkodzą, a nawet rozluźnią atmosferę w pracy. Wyobraźmy sobie jednak sytuację, że w zespole pracuje jedna kobieta i 7 mężczyzn. Jeżeli każdy z nich, codziennie będzie kilka razy dziennie żartował z jej płci, to z przekonaniem bliskim pewności, możemy założyć, że prędzej czy później będzie oznaczało to dla tej kobiety dyskomfort psychiczny oraz będzie wiązało się z obniżeniem efektywności pracy.

Dlatego należy na to zwracać uwagę i dusić wszelkie objawy dyskryminacji w zarodku.

  1. Inwestuj w wiedzę pracowników – daj możliwość rozwoju i awansu

Pracownicy muszą mieć perspektywę awansu lub podwyżki. W innym przypadku dosyć szybko będą tracili zapał do pracy. Dlatego musisz dawać swoim pracownikom takie perspektywy, inwestuj w nich, przeprowadzaj szkolenia, dostarczaj im wiedzę, dawaj im możliwości wykazania się.

W tym kontekście zaprojektuj przejrzysty system nagród. Niech pracownicy mają przed sobą jasno postawione cele, które są do zrealizowania. Jeżeli dany pracownik wie, że powinien wygenerować tyle i tyle zysku w przeciągu miesiąca (i jest to realistyczne założenie), to będzie go to dodatkowo motywowało.

Najlepiej zadziała to jeżeli będzie to działało w oparciu o opcjonalność. Nie strasz pracownika tym, że zwolnisz go lub obniżysz mu pensję jeżeli nie wyrobi takiego i takiego poziomu dochodów. Dużo skuteczniej jest mu powiedzieć, że jeżeli uda mu się przekroczyć taki i taki próg, to dostanie wyższe wynagrodzenie.

FreshMail.pl